1.
Perusahan
dan Lingkungannya
Perusahaan adalah suatu sistem
fisik yang dikelola melalui penggunaan sebuah sistem virtual. Sistem fisik
perusahaan merupakan suatu sistem terbuka dimana ia berhadapan dengan
lingkungannya. Sebuah perusahaan mengambil sumber daya dari lingkungannya,
mengubah sumber daya alam tersebut menjadi produk dan jasa, dan mengembalikan
sumber daya yang telah diubah kembali ke lingkungan.
Aliran sumber daya fisik perusahaan
meliputi pegawai, bahanbaku, mesin, dan uang. Pegawai dipekerjakan oleh
perusahaan, diubah ke tingkat keahlian yang lebih tinggi melalui pelatihan dan
pengalaman, dan pada akhirnya meninggalkan perusahaan. Bahan baku memasuki
perusahaan dalam bentuk input mentah dan diubah menjadi barang jadi, yang
kemudian dijual kepada para pelanggan perusahaan. Mesin dibeli, digunakan, dan
pada akhirnya dijual dalam bentuk besi tua atau ditukar dengan mesin yang lebih
baru. Uang memasuki perusahaan dalam bentuk penerimaan penjualan, investasi
pemegang saham, dan pinjaman lalu diubah menjadi pembayaran kepada pemasok,
pajak kepada pemerintah, dan pengambilan kepada para pemegang saham. Ketika
berada di dalam perusahaan, sumber daya fisik dipergunakan untuk menghasilkan
produk dan jasa yang dijual oleh perusahaan kepada para pelanggannya.
Unsur-unsur yang memungkinkan perusahaan mengendalikan operasinya sendiri meliputi
(1) standar kinerja yang harus dipenuhi oleh perusahaan jika ia ingin mencapai
tujuannya secara keseluruhan, (2) manajemen perusahaan, dan (3) suatu
pemrosesan informasi yang mengubah data menjadi informasi. Perusahaan terhubung
dengan unsur-unsur lingkungannya melalu aliran
sumber daya lingkungan (environmental
resource flows). Beberapa sumber daya mengalir lebih sering dari pada
sumber daya yang lain. Aliran-aliran yang umum terjadi meliputi aliran
informasi dan pelanggan, aliran bahan baku kepada pelanggan, aliran uang kepada
pemegang saham, dan aliran bahan baku dari pemasok. Aliran yang jarang terjadi
meliputi aliran uang dari pemerintah (seperti untuk penelitian), aliran bahan
baku kepada pemasok (pengambilan barang dagangan), dan aliran pegawai kepada
pesaing (karyawan yang “dibajak” oleh perusahaan lain). Tidak semua aliran
sumber daya terjadi di antara perusahaan dan seluruh unsur lingkungannya.
Sebagai contoh, mesin biasanya tidak mengalir dari perusahaan kepada pemegang
saham, dan uang seharusnya tidak mengalir kepada pesaing. Satu-satunya sumber
daya yang menghubungkan perusahaan dengan seluruh unsur adalah informasi, dan
perusahaan berusaha untuk menjadikan hubungan informasi dengan pesaing sebagai
suatu aliran satu arah.
2.
Mengelola
Aliran Sumber Daya Fisik – Manajemen Rantai Pasokan (Supply Chain Management)
Jalur yang memfasilitasi aliran
sumber daya fisik dari pemasok kepada perusahaan dan selanjutnya kepada
pelanggan disebut sebagai rantai pasokan
(supply chain). Aliran sumber
daya melalui rantai pasokan harus dikelola untuk memastikan bahwa aliran
tersebut terjadi dengan cara yang tepat waktu dan efisien, proses ini disebut
sebagai manajemen rantai pasokan (supply chain management). Manajemen
rantai pasokan terdiri atas akktivitas-aktivitas berikut ini :
·
Meramalkan permintaan pelanggan
·
Membuat jadwal produksi
·
Menyiapkan jaringan transportasi
·
Memesan persediaan pengganti dari para
pemasok
·
Menerima persediaan dari pemasok
·
Menerima persediaan bahan mentah, barang
dalam proses, dan barang jadi
·
Melakukan produksi
·
Melakukan transportasi sumber daya
kepada pelanggan
·
Melacak aliran sumber daya dari pemasok,
di dalam perusahaan, dan kepada pelanggan
Sistem informasi
perusahaan dapat di gunakan dalam melaksanakan tiap-tiap aktivitas di atas.
3.
Keunggulan
Kompetitif
Seiring dengan perusahaan memenuhi
kebutuhan produk dan jasa para pelanggannya, perusahaan tersebut akan berusaha
untuk mendapatkan keunggulan di atas para pesaingnya. Mereka dapat mencapai
keunggulan ini dengan memberikan produk dan jasa pada harga yang lebih rendah,
memberikan produk dan jasa dengan kualitas yang lebih tinggi, dan memenuhi
kebutuhan-kebutuhan khusus dari segmen-segmen pasar tertentu. Satu hal yang
tidak terlalu terlihat jelas adalah adanya fakta bahwa sebuah perusahaan juga
akan dapat mencapai keunggulan kompetitif melalui penggunaan sumber daya
virtualnya. Di dalam bidang sistem informasi, keunggulan kompetitif (competitive
advantage), mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan
pengungkitan (leverage), di dalam
pasar. Ingat bahwa para manajer perusahaan menggunakan sumber daya virtual
sekaligus juga fisik dalam memenuhi tujuan-tujuan strategis perusahaan.
Keunggulan kompetitif dapat direalisasikan dalam hal mendapatkan keunggulan
strategis, taktis, maupun operasional. Pada tingkat manajerial yang tertinggi
tingkat perencanaan strategis, sistem informasi dapat digunakan untuk mengubah
arah sebuah perusahaan dalam mendapatkan keunggulan strategisnya. Pada tingkat
kendali manajemen (menengah), manajer dapat memberikan spesifikasi mengenai
bagaimana rencana strategis akan diimplementasikan, sehingga menciptakan suatu
keunggulan taktis. Pada tingkat kendali operasional (lebih rendah), manajer
dapat menggunakan teknologi informasi dalam berbagai pengumpulan data
penciptaan informasi yang akan memastikan efisiensi operasi, sehingga mencapai
keunggulan operasional.
4.
Tantangan
Dalam Mengembangkan Sistem Informasi Global
Pengembangan semua jenis sistem
informasi dapat menjadi suatu tantangan, tetapi kerika sistem yang dibuat
mencakup batas internasional, para pengembangnya harus mengatasi beberapa
kendala yang unik, istilah sistem
informasi global (global information
system-GIS), diberikan untuk suatu sistem informasi yang terdiri atas
beberapa jaringan yang melintasi batas negara. Ada beberapa kendala yang
diatasi oleh pengembangan GIS.
·
Rintangan
Budaya dan Komunikasi
Interaksi
dengan teknologi dapat sangat bervariasi di beberapa budaya. Antarmuka (interface), GIS harus teteap konsisten meskipun masih menggunakan bahasa yang
berbeda-beda. Sebagai akibatnya, kebanyakan antarmuka GIS mengandalkan grafik
dan icon untuk berinteraksi dengan
pengguna dan tidak terlalu bergantung pada perintah yang di ketikan ke dalam field. Selain itu, masalah rancangan GIS
juga dapat diselesaikan dengan menawarkan beragam format yang memiliki
fungsionalitas yang sama. Jika sebuah perusahaan memutuskan untuk membuat GIS,
ia harus bersedia untuk mengadaptasi berbagai kebutuhan populasi global ke
dalam sistemnya. Rintangan budaya dapat mempengaruhi rancangan suatu GIS, penggunaan
teknologi dianggap sebagai suatu pekerjaan yang tidak membutuhkan keahlian,
sedangkan di masyarakat lainnya dipandang sebagai suatu pertanda tingkat sosial.
(1) Pembatasan Pembelanjaan dan Impor
Peranti Lunak, contohnya pemerintah mencoba untuk melindungi pabrikan local
dan merangsang investasi asing pada produksi local dengan menentukan peralatan
yang diproduksi atau di rakit di negara itu yang dapat di pergunakan. (2) Pembatasan Pemrosesan Data, contohnya kebijakan pemerintah mengatur
data diproses di dalam negeri, bukan dikirimkan ke luar negeri dan diproses di
tempat lain. (3) Pembatasn Komunikasi
Data, contohnya pembatasan komunikasi data yang dipublikasikan misalnya
pembatasn yang dikenakan pada aliran data antar negara (transborder data flow-TDF).
·
Masalah-masalah
Teknologi
Di
beberapa negara, sumber listrik yang dapat diandalkan mungkin tidak tersedia,
sehingga mengakibatkan seringnya terjadi gangguan listrik. Sirkuit
telekomunikasi sering kali hanya dapat mengirimkan data dengan kecepatan yang
rendah, dan kualitas transmisinya juga buruk. Peranti lunak juga dapat menjadi
masalah. Karena banyak negara tidak memerhatikan hak cipta atas peranti lunak dan
menutup mata pada peranti lunak bajakan, beberapa vendor peranti lunak menolak
untuk berbisnis di beberapa negara tertentu.
·
Kurangnya
Dukungan dari Manajemen Anak Perusahan
Manajemen
kantor anak perusahan sering kali ikut menjadi masalah. Beberapa merasa yakin
bahwa mereka dapat menjalankan anak perusahaannya tanpa harus mendapat bantuan,
dan mereka memandang peraturan yang tidak ditetapkan oleh kantor pusat sebagai
suatu hal yang tidak perlu. Beberapa manajer anak perusahaan mendapat imbalan
berdasarkan profitabilitas, dan mereka akan berusaha untuk menghambat solusi
korporat yang mereka anggap dapat mengurangi
pendapat mereka. Manajemen kantor di luar negeri juga dapat melihat GIS
sebagai salah satu jenis pengawasan dari “Big
Brother”. Para manajer tingkat menengah dapat merasa takut dilewati oleh
rantai informasi baru yang menghimpun data operasional kepada perusahaan induk.
Dengan segala kemungkinan masalah diatas, adalah harapan kecil jika perusahaan
mencoba untuk mengembangkan GIS. Meskipun menghilangkan seluruh masalah diatas
adalah suatu hal yang mustahil untuk dilakukan, pengaruh perusahaan dapat
diminimalkan dengan mengikuti strategi yang terencana dengan baik yang
dituangkan ke dalam rencana strategis sumber daya informasi.
5.
Manajemen
Pengetahuan
Sumber
daya informasi sebuah perusahaan terdiri atas;
·
Peranti keras komputer
·
Peranti lunak komputer
·
Speisalis informasi
·
Pengguna
·
Fasilitas
·
Database
·
Informasi
Kerika manajer
memutuskan untuk menggunakan informasi guna mencapai keunggulan kompetitif,
mereka harus mengelola sumber daya ini agar dapat meraih hasil yang diinginkan.
Informasi, sama seperti sumber daya lainnya, memerlukan manajemen. Para manajer
memastikan bahwa data mentah yang dikumpulkan telah dikumpulkan dan kemudian
diproses menjadi informasi yang bernanfaat. Manajer kemudian bahwa
individu-individu yang tepat akan menerima informasi dalam bentuk yang tepat
dan pada waktu yang tepat sehingga ia dapat dipergunakan. Last, manajer akan
membuang informasi yang telah melewati masa manfaatnya dan menggantinya dengan
informasi terbaru dan akurat. Semua aktivitas ini megakuisisi data, memproses
data menjadi informasi, menggunakan data mengomunikasikan informasi dengan cara
yang paling efektif, dan menghapus informasi pada waktu yang tepat atau bisa
disebut dengan manajemen pengetahuan (knowledge
management). Ketika pengembangan sistem (pengguna maupun spesialis
informasi) mendefiniskan output yang diberikan prosesor informasi, mereka akan
mempertimbangkan empat dimensi dasar informasi. Keempat dimensi yang diinginkan
ini akan dapat menambah nilai dari informasi tersebut.
·
Relevansi,
informasi memiliki relevansi jika informasi tersebut berhubungan dengan masalah
yang sedang dihadapi. Data yang relevan dengan pengambilan keputusan yang akan
diambil saja yang akan disebut dengan “informasi”.
·
Akurasi,
idealnya
seluruh informasi seharusnya akurat. Dan tingkat keakuratannya harus maksimal.
·
Ketepatan
waktu, informasi sebaiknya tersedia untuk pengambilan
keputusan sebelum situasi yang genting berkembang atau hilangnya peluang yang
ada.
·
Kelengkapan,
Para pengguna hendaknya dapat memperoleh informasi yang menyajikan suatu
gambaran lengkap atas suatu masalah teretentu atau solusinya.
Biasanya yang terbaik
adalah membiarkan para pengguna menentukan sendiri dimensi informasi yang
dibutuhkannya. Bilamana dibutuhkan, spesialis informasi dapat membantu pengguna
melakukan pendekatan atas pekerjaan ini dengan cara-cara yang logis.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar