Bab 3 Menggunakan Teknologi Informasi dalam Menjalankan Perdagangan Elektronik (E-Commerce)

1. Perdagangan Elektronik

Beberapa orang mendefinisakan perdagangan elektronik (yang disebut juga ­e-commerce) dengan sangat sempit. Definisi sempit yang mereka berikan hanya meliputi transaksi-transaksi bisnis yang berhubungan dengan pelanggan dan pemasok, yang menghubungkan komputer mereka masing-masing melalui Internet. Definisi yang sempit seperti ini mengartikan bahwa hanya transaksi-transaksi yang melintas batas perusahaan saja yang dapat diklasifikasikan sebagai e-commerce. Jika suatu transaksi tetap berada di dalam batas perusahaan, orang-orang ini akan menyebutnya sebagai transaksi bisnis elektronik.

Kita akan melihat pandangan luas e-commerce, yaitu bahwa e-commerce dapat memfasilitasi operasi internal maupun eksternal perusahaan. Dengan pandangan ini, istilah bisnis elektronik dan perdanganan elektronik akan sama. Banyak operasi perusahaan adalah internal, dilaksanakan di dalam batas perusahaan oleh bidang bisnis keuangan, sumber daya manusia, layanan informasi, produksi, pemasaran, dan lain-lain. Bisnis telah mengalami penyebaran secara fisik, dengan pabrik yang berlokasi di berbagai daerah, atau bahkan di berbagai negara. Bidang bisnis itu sendiri juga bertindak sebagai pemasok atau pelanggan ke bidang-bidang organisasi yang lain. Dalam definisi luas kita ini, suatu transaksi bisnis yang menggunakan akses jaringan, sistem berbasis komputer, dan antar muka (interface) sebuah browser. Web akan memenuhi persyaratan sebagai perdagangan elektronik (e-commerce).

2. E-Commerce di Luar Batas Perusahaan

Akan bermanfaat jika membedakan dua jenis e-commerce yang terjadi dengan entitas di luar batas perusahaan. E-Commerce bisnis-ke-konsumen business-to-consumer-B2C) mengacu pada transaksi-transaksi yang terjadi antara sebuah bisnis dan konsumen akhir produk. E-Commerce bisnis-ke-bisnis (business-to-business-B2B) mengacu pada transaksi antar bisnis di mana tidak ada pihak yang menjadi konsumen akhir.

Transaksi B2B melibatkan jumlah orang yang relatif sedikit, biasanya mereka yang berada di dalam kelompok layanan informasi dari perusahaan yang terpengaruh. Orang-orang yang terlibat dalam transaksi B2B biasanya sangat terlatih dalam penggunaan sistem informasi dan mengenal proses bisnis yang terpengaruh oleh transaksi tersebut. Karena transaksi terjadi antar bisnis, jumlah transaksi B2B dapat relatif kecil tetapi dengan nilai yang cukup tinggi. Satu transaksi antara sebuah produsen dan distributor dapat menyangkut ribuan unit produk dan nilai jutaan dolar.

Transaksi B2C membutuhkan perbedaan desain yang mendasar. Konsumen mungkin tidak memiliki keahlian dalam bidang teknologi informasi, sehingga situs Web harus memberi intruksi dan bantuan. Jika konsumen berkomunikasi dengan bisnis melalui koneksi telepon yang lambat, jumlah gambar yang ditampilkan mungkin perlu dikurangi. Cara pembayaran perlu dibuat dalam sistem B2C (sistem B2B pada umunya mendapatkan informasi pembayaran dalam sistem yang terpisah dari sistem perdagangan elektronik). Semua perbedaan ini digabungkan sehingga mensyaratkan situs B2C memiliki waktu download dengan cepat, intruksi untuk navigasi situs, kereta belanja yang dapat diisi dan dikurangi sebelum pembelian aktual, dan metode untuk menyimpan profil penggunaan (alamat, nomor baru kartu kredit, dan semacamnya). Situs-situs seperti WWW.180FLOWERS.COM, WWW.HOMEDEPOT.COM, WWW.USP.GOV (Jasa Pos AS) telah dikenal banyak peninjau situs Web sebagai situs yang dirancang dengan cukup baik untuk transaksi B2C.

Pemerintah juga semakin meningkat partisipasinya alam pemerintahan elektronik (yang terkadang disebut e-gov). Masyarakat Carolina Utara dapat terhubung dengan situs Clik@DMV yang terdapat pada halaman Web Departemen Kendaraan Bermotor (WWW.DMV.DOT.STATE.NC.US) untuk memperpanjang nomor polisi kendaraan mereka. New York (WWW.NYC.GOV) memungkinkan warganya membayar denda parkir dan beban-beban lainnya secara online. Direktorat Jendral Pajak AS (Internal Revenue Service – WWW.IRS.GOV) memberikan berbagai macam layanan, mulai dari pengisian formulir pajak penghasilan secara gratis hingga kelas-kelas online guna membantu para wajib pajak menghitung pajak mereka. Ketika berfikir mengenai e-commerce dibutuhkan suatu pandangan yang luas untuk mengambil keuntungan dari kemungkinan-kemungkinan baru.

3. Manfaat-manfaat yang Diharapkan dari E-Commerce

Perusahaan melaksanakan e-commerce untuk dapat mencapai perbaikan organisasi secara keseluruhan. Perbaikan-perbaikan ini diharapkan merupakan hasil dari manfaat utama.

·        Perbaikan layanan pelanggan sebelum, selama, dan setelah penjualan

·        Perbaikan hubungan dengan pemasokan dan komunikasi keuangan

·        Peningkatan imbal balik ekonomis atas pemegang saham dan investasi pemilik

Manfaat-manfaat di atas akan memberikan kontribusi pada stabilitas keuangan perusahaan dan memungkinkannya bersaing dengan lebih baik di dalam dunia bisnis yang semakin luas menerapkan teknologi komputer. Ingat bahwa peningkatan laba tidak termasuk ke dalam manfaat yang diharapkan dari e-commerce. Laba adalah hasil dari sebuah organisasi yang mencapai tujuan e-commerce adalah sarana pendukung yang kuat dapat membantu organisasi mencapai tujuannya.

4. Kendala-kendala E-Commerce

Pada survei tahun 1996, 60% perusahaan yang memberikan respons menunjukan bahwa mereka belum mengimplementasikan e-commerce dan tidak memiliki rencana untuk melakukannya dalam waktu tiga tahun ke depan. Bahkan pada tahun 2004, Departemen Perdagangan AS melaporkan bahwa 2,3% dari seluruh penjualan ritel kuartal keempat dilakukan dalam bentuk e-commerce. Perusahaan yang telah mengimplementasikan sistem menggunakannya terutama untuk melakukan transaksi dengan pemasok dan pelanggan (pada tingkat 90%), dan proses-proses utama yang berhubungan dengan pesanan pembelian, transfer pembayaran, dan faktur.

Ketika ditanyakan mengenai alesan dari kehati-hatiannya, perusahaan menyebutkan tiga kendala yaitu :

·        Biaya yang tinggi

·        Kekhawatiran akan masalah keamanan

·        Peranti lunak yang belum mapan atau belum tersedia

Masing-masing kendala di atas akan semakin tertantang seiring dengan semakin populernya teknologi dan sistem informasi. Biaya sumber daya komputasi pada akhirnya akan menurun. Hukum Moore meramalkan penggandaan kekuatan komputer setiap 18 bulan. Dengan berlipatnya kekuatan setiap 18 bulan, biaya e-commerce akan menurun.

Ketika sebuah perusahaan merasa bahwa manfaat yang diharapkan lebih besar dari pada biaya dan memutuskan untuk mengimplementasikan e-commerce, perusahaan tersebut menyadari bahwa implementasi yang akan dilakukan bias jadi merupakan suatu pekerjaan yang besar. Rencana bisnis strategis akan membakukan komitmen untuk menggunakan e-commerce guna meraih keunggulan kompetitif. Perusahaan pertama-tama harus memperoleh kecerdasan bisnis (business intelligence) sehingga perusahaan tersebut akan dapat memahami peranan potensial yang akan dimainkan oleh masing-masing unsur lingkungan, itulah Jalan Menuju E-Commerce.

5. Sistem Interorganisasional

Kita telah mengetahui bagaimana perusahaan dapat membuat hubungan elektronik dengan perusahaan lain untuk menciptakan suatu sistem interorganisasional (interorganizational system – IOS) sehingga semua perusahaan bekerja bersama sebagai suatu unit yang terkoordinasi, meraih manfaat yang tidak dapat diraih sendiri oleh setiap perusahaan. Perusahaan-perusahaan yang berpartisipasi disebut sekutu dagang, sekutu bisnis, atau aliansi bisnis. Kita mengenal bahwa basis data SIM memuat data dari sistem pemrosesan transaksi maupun lingkungan perusahaan. Beberapa data lingkungan dapat berasal dari sekutu dagang IOS. Adapun manfaat dari IOS itu sendiri yaitu :

·        Efisiensi Komparatif, dengan bergabung dengan IOS, para sekutu dagang dapat memproduksi barang dan jasa dengan tingkat efisiensi yang lebih tinggi dan, selanjutnya, memberikan barang dan jasa dengan biaya yang lebih rendah kepada para pelanggannya.

·        Efisiensi Internal, terdiri atas perbaikan dalam operasi-operasi perusahaan itu sendiri, sehingga memungkinkan perusahaan mengumpulkan data dengan cepat dan mengambil keputusan dengan cara yang lebih cepat lagi

·        Efisiensi Interorganisasional, meliputi perbaikan-perbaikan yang diperoleh melalui kerja sama dengan perusahaan-perusahaan lain. Perbaikan ini memungkinkan perusahaan menawarkan lebih banyak produk dan jasa, melayani lebih banyak pelanggan, memindahkan pekerjaan-pekerjaan tertentu kepada pemasok dan pelanggan, dan mengumpulkan data lingkungan dengan lebih mudah.

Kemampuan sebuah perusahaan untuk menyelesaikan perselisihan dengan para pemasok dan pelanggannya demi keuntungan perusahaan itu sendiri disebut dengan kekuatan penawaran (bargaining power). Kekuatan ini di ambil dari tiga area dasar yaitu :

·        Fitur-fitur produk yang unik. Hubungan-hubungan elektronik IOS memungkinkan perusahaan menawarkan pelayanan yang lebih baik kepada para pelanggannya dalam bentuk penempatan pesanan yang lebih mudah, pengiriman yang lebih cepat, dan waktu respons yang lebih cepat dalam permintaan informasi.

·        Menurunkan biaya-biaya yang berhubungan dengan penelitian. Dengan tergabung dalam suatu IOS, perusahaan dapat menurunkan biaya “belanja” yang ditanggung oleh para pelanggannya dalam mencari pemasok, mengidentifikasikan produk-produk alternatif, dan mendapatkan harga yang lebih murah.

·        Meningkatkan biaya perpindahan. Sebuah perusahaan ingin membuat mahal, baik itu biaya atau kemudahan, bagi para pelanggannya untuk berpindah ke perusahaan pesaingnya.

Bab 2 Sistem Informasi Untuk Keunggulan Kompetitif

1.     Perusahan dan Lingkungannya

Perusahaan adalah suatu sistem fisik yang dikelola melalui penggunaan sebuah sistem virtual. Sistem fisik perusahaan merupakan suatu sistem terbuka dimana ia berhadapan dengan lingkungannya. Sebuah perusahaan mengambil sumber daya dari lingkungannya, mengubah sumber daya alam tersebut menjadi produk dan jasa, dan mengembalikan sumber daya yang telah diubah kembali ke lingkungan.

Aliran sumber daya fisik perusahaan meliputi pegawai, bahanbaku, mesin, dan uang. Pegawai dipekerjakan oleh perusahaan, diubah ke tingkat keahlian yang lebih tinggi melalui pelatihan dan pengalaman, dan pada akhirnya meninggalkan perusahaan. Bahan baku memasuki perusahaan dalam bentuk input mentah dan diubah menjadi barang jadi, yang kemudian dijual kepada para pelanggan perusahaan. Mesin dibeli, digunakan, dan pada akhirnya dijual dalam bentuk besi tua atau ditukar dengan mesin yang lebih baru. Uang memasuki perusahaan dalam bentuk penerimaan penjualan, investasi pemegang saham, dan pinjaman lalu diubah menjadi pembayaran kepada pemasok, pajak kepada pemerintah, dan pengambilan kepada para pemegang saham. Ketika berada di dalam perusahaan, sumber daya fisik dipergunakan untuk menghasilkan produk dan jasa yang dijual oleh perusahaan kepada para pelanggannya. Unsur-unsur yang memungkinkan perusahaan mengendalikan operasinya sendiri meliputi (1) standar kinerja yang harus dipenuhi oleh perusahaan jika ia ingin mencapai tujuannya secara keseluruhan, (2) manajemen perusahaan, dan (3) suatu pemrosesan informasi yang mengubah data menjadi informasi. Perusahaan terhubung dengan unsur-unsur lingkungannya melalu aliran sumber daya lingkungan (environmental resource flows). Beberapa sumber daya mengalir lebih sering dari pada sumber daya yang lain. Aliran-aliran yang umum terjadi meliputi aliran informasi dan pelanggan, aliran bahan baku kepada pelanggan, aliran uang kepada pemegang saham, dan aliran bahan baku dari pemasok. Aliran yang jarang terjadi meliputi aliran uang dari pemerintah (seperti untuk penelitian), aliran bahan baku kepada pemasok (pengambilan barang dagangan), dan aliran pegawai kepada pesaing (karyawan yang “dibajak” oleh perusahaan lain). Tidak semua aliran sumber daya terjadi di antara perusahaan dan seluruh unsur lingkungannya. Sebagai contoh, mesin biasanya tidak mengalir dari perusahaan kepada pemegang saham, dan uang seharusnya tidak mengalir kepada pesaing. Satu-satunya sumber daya yang menghubungkan perusahaan dengan seluruh unsur adalah informasi, dan perusahaan berusaha untuk menjadikan hubungan informasi dengan pesaing sebagai suatu aliran satu arah.

2.     Mengelola Aliran Sumber Daya Fisik – Manajemen Rantai Pasokan (Supply Chain Management)

Jalur yang memfasilitasi aliran sumber daya fisik dari pemasok kepada perusahaan dan selanjutnya kepada pelanggan disebut sebagai rantai pasokan (supply chain). Aliran sumber daya melalui rantai pasokan harus dikelola untuk memastikan bahwa aliran tersebut terjadi dengan cara yang tepat waktu dan efisien, proses ini disebut sebagai manajemen rantai pasokan (supply chain management). Manajemen rantai pasokan terdiri atas akktivitas-aktivitas berikut ini :

·         Meramalkan permintaan pelanggan

·         Membuat jadwal produksi

·         Menyiapkan jaringan transportasi

·         Memesan persediaan pengganti dari para pemasok

·         Menerima persediaan dari pemasok

·         Menerima persediaan bahan mentah, barang dalam proses, dan barang jadi

·         Melakukan produksi

·         Melakukan transportasi sumber daya kepada pelanggan

·         Melacak aliran sumber daya dari pemasok, di dalam perusahaan, dan kepada pelanggan

Sistem informasi perusahaan dapat di gunakan dalam melaksanakan tiap-tiap aktivitas di atas.

3.      Keunggulan Kompetitif

Seiring dengan perusahaan memenuhi kebutuhan produk dan jasa para pelanggannya, perusahaan tersebut akan berusaha untuk mendapatkan keunggulan di atas para pesaingnya. Mereka dapat mencapai keunggulan ini dengan memberikan produk dan jasa pada harga yang lebih rendah, memberikan produk dan jasa dengan kualitas yang lebih tinggi, dan memenuhi kebutuhan-kebutuhan khusus dari segmen-segmen pasar tertentu. Satu hal yang tidak terlalu terlihat jelas adalah adanya fakta bahwa sebuah perusahaan juga akan dapat mencapai keunggulan kompetitif melalui penggunaan sumber daya virtualnya. Di dalam bidang sistem informasi, keunggulan kompetitif (competitive advantage), mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan pengungkitan (leverage), di dalam pasar. Ingat bahwa para manajer perusahaan menggunakan sumber daya virtual sekaligus juga fisik dalam memenuhi tujuan-tujuan strategis perusahaan. Keunggulan kompetitif dapat direalisasikan dalam hal mendapatkan keunggulan strategis, taktis, maupun operasional. Pada tingkat manajerial yang tertinggi tingkat perencanaan strategis, sistem informasi dapat digunakan untuk mengubah arah sebuah perusahaan dalam mendapatkan keunggulan strategisnya. Pada tingkat kendali manajemen (menengah), manajer dapat memberikan spesifikasi mengenai bagaimana rencana strategis akan diimplementasikan, sehingga menciptakan suatu keunggulan taktis. Pada tingkat kendali operasional (lebih rendah), manajer dapat menggunakan teknologi informasi dalam berbagai pengumpulan data penciptaan informasi yang akan memastikan efisiensi operasi, sehingga mencapai keunggulan operasional.

4.      Tantangan Dalam Mengembangkan Sistem Informasi Global

Pengembangan semua jenis sistem informasi dapat menjadi suatu tantangan, tetapi kerika sistem yang dibuat mencakup batas internasional, para pengembangnya harus mengatasi beberapa kendala yang unik, istilah sistem informasi global (global information system-GIS), diberikan untuk suatu sistem informasi yang terdiri atas beberapa jaringan yang melintasi batas negara. Ada beberapa kendala yang diatasi oleh pengembangan GIS.

·         Rintangan Budaya dan Komunikasi

Interaksi dengan teknologi dapat sangat bervariasi di beberapa budaya. Antarmuka (interface), GIS harus teteap konsisten meskipun masih menggunakan bahasa yang berbeda-beda. Sebagai akibatnya, kebanyakan antarmuka GIS mengandalkan grafik dan icon untuk berinteraksi dengan pengguna dan tidak terlalu bergantung pada perintah yang di ketikan ke dalam field. Selain itu, masalah rancangan GIS juga dapat diselesaikan dengan menawarkan beragam format yang memiliki fungsionalitas yang sama. Jika sebuah perusahaan memutuskan untuk membuat GIS, ia harus bersedia untuk mengadaptasi berbagai kebutuhan populasi global ke dalam sistemnya. Rintangan budaya dapat mempengaruhi rancangan suatu GIS, penggunaan teknologi dianggap sebagai suatu pekerjaan yang tidak membutuhkan keahlian, sedangkan di masyarakat lainnya dipandang sebagai suatu pertanda tingkat sosial. (1) Pembatasan Pembelanjaan dan Impor Peranti Lunak, contohnya pemerintah mencoba untuk melindungi pabrikan local dan merangsang investasi asing pada produksi local dengan menentukan peralatan yang diproduksi atau di rakit di negara itu yang dapat di pergunakan. (2) Pembatasan Pemrosesan Data, contohnya kebijakan pemerintah mengatur data diproses di dalam negeri, bukan dikirimkan ke luar negeri dan diproses di tempat lain. (3) Pembatasn Komunikasi Data, contohnya pembatasan komunikasi data yang dipublikasikan misalnya pembatasn yang dikenakan pada aliran data antar negara (transborder data flow-TDF).

·         Masalah-masalah Teknologi

Di beberapa negara, sumber listrik yang dapat diandalkan mungkin tidak tersedia, sehingga mengakibatkan seringnya terjadi gangguan listrik. Sirkuit telekomunikasi sering kali hanya dapat mengirimkan data dengan kecepatan yang rendah, dan kualitas transmisinya juga buruk. Peranti lunak juga dapat menjadi masalah. Karena banyak negara tidak memerhatikan hak cipta atas peranti lunak dan menutup mata pada peranti lunak bajakan, beberapa vendor peranti lunak menolak untuk berbisnis di beberapa negara tertentu.

·         Kurangnya Dukungan dari Manajemen Anak Perusahan

Manajemen kantor anak perusahan sering kali ikut menjadi masalah. Beberapa merasa yakin bahwa mereka dapat menjalankan anak perusahaannya tanpa harus mendapat bantuan, dan mereka memandang peraturan yang tidak ditetapkan oleh kantor pusat sebagai suatu hal yang tidak perlu. Beberapa manajer anak perusahaan mendapat imbalan berdasarkan profitabilitas, dan mereka akan berusaha untuk menghambat solusi korporat yang mereka anggap dapat mengurangi  pendapat mereka. Manajemen kantor di luar negeri juga dapat melihat GIS sebagai salah satu jenis pengawasan dari “Big Brother”. Para manajer tingkat menengah dapat merasa takut dilewati oleh rantai informasi baru yang menghimpun data operasional kepada perusahaan induk. Dengan segala kemungkinan masalah diatas, adalah harapan kecil jika perusahaan mencoba untuk mengembangkan GIS. Meskipun menghilangkan seluruh masalah diatas adalah suatu hal yang mustahil untuk dilakukan, pengaruh perusahaan dapat diminimalkan dengan mengikuti strategi yang terencana dengan baik yang dituangkan ke dalam rencana strategis sumber daya informasi.

5.     Manajemen Pengetahuan

Sumber daya informasi sebuah perusahaan terdiri atas;

·         Peranti keras komputer

·         Peranti lunak komputer

·         Speisalis informasi

·         Pengguna

·         Fasilitas

·         Database

·         Informasi

 

Kerika manajer memutuskan untuk menggunakan informasi guna mencapai keunggulan kompetitif, mereka harus mengelola sumber daya ini agar dapat meraih hasil yang diinginkan. Informasi, sama seperti sumber daya lainnya, memerlukan manajemen. Para manajer memastikan bahwa data mentah yang dikumpulkan telah dikumpulkan dan kemudian diproses menjadi informasi yang bernanfaat. Manajer kemudian bahwa individu-individu yang tepat akan menerima informasi dalam bentuk yang tepat dan pada waktu yang tepat sehingga ia dapat dipergunakan. Last, manajer akan membuang informasi yang telah melewati masa manfaatnya dan menggantinya dengan informasi terbaru dan akurat. Semua aktivitas ini megakuisisi data, memproses data menjadi informasi, menggunakan data mengomunikasikan informasi dengan cara yang paling efektif, dan menghapus informasi pada waktu yang tepat atau bisa disebut dengan manajemen pengetahuan (knowledge management). Ketika pengembangan sistem (pengguna maupun spesialis informasi) mendefiniskan output yang diberikan prosesor informasi, mereka akan mempertimbangkan empat dimensi dasar informasi. Keempat dimensi yang diinginkan ini akan dapat menambah nilai dari informasi tersebut.

·         Relevansi, informasi memiliki relevansi jika informasi tersebut berhubungan dengan masalah yang sedang dihadapi. Data yang relevan dengan pengambilan keputusan yang akan diambil saja yang akan disebut dengan “informasi”.

·         Akurasi, idealnya seluruh informasi seharusnya akurat. Dan tingkat keakuratannya harus maksimal.

·         Ketepatan waktu, informasi sebaiknya tersedia untuk pengambilan keputusan sebelum situasi yang genting berkembang atau hilangnya peluang yang ada.

·         Kelengkapan, Para pengguna hendaknya dapat memperoleh informasi yang menyajikan suatu gambaran lengkap atas suatu masalah teretentu atau solusinya.

Biasanya yang terbaik adalah membiarkan para pengguna menentukan sendiri dimensi informasi yang dibutuhkannya. Bilamana dibutuhkan, spesialis informasi dapat membantu pengguna melakukan pendekatan atas pekerjaan ini dengan cara-cara yang logis.