Artikel Sistem Informasi Akuntansi beserta aplikasinya

Pemrosesan Transaksi Berbasis Komputer

Penginputan data ke dalam sistem informasi dapat melalui beragam cara:

• dengan merekam data ke dalam sebuah formulir
• dengan menginputkan data langsung ke dalam computer
• dengan sms
• dengan menginputkan data di internet
• dengan barcode scanner
• scanner yang lain

Dokumen Input

Dokumen input adalah formulir atau dokumen sumber, yang datanya akan diinputkan ke dalam sistem informasi. Contoh adalah dokumen penjualan.

Fungsi dokumen input:

• sarana untuk mengotorisasi suatu transaksi
• sarana untuk memicu tindakan yang diharapkan (missal, memicu konsumen untuk membayar)
• refleksi akuntabilitas
• menyediakan data untuk membuat laporan

Desain dokumen input yang baik:

• judul yang bermakna
• marjin
• ukuran font
• warna
• berat kertas
• nomor urut tercetak untuk dokumen yang sensitif

Tampilan layar komputer untuk entry data yang baik:

• warna yang nyaman di mata user
• memudahkan user dalam menginput data
• perhitungan otomatis
• kursor otomatis berpindah ke elemen data yang mesti diinput oleh user
• pesan kesalahan yang mudah dipahami
• menu help yang tersedia untuk membantu user

Proses
Pemrosesan Input:

• off line (biasanya data diinputkan secara batch). Pemrosesan secara batch relative lebih murah dibandingkan dengan pemrosesan secara online
• on line

Dokumentasi Proses

• System flowcharts
• Computer system flowcharts
• (lihat yang sistem object)

Alternatif pendekatan pemrosesan data:

• Periodic processing approach (sistem batch)
  · Sequential updating from batched input
  · Sequential updating after online data entry
  · Direct updating
• Immediate processing approach (real time processing)

Perbandingan antara periodic processing approach dan immediate processing approach.
Periodic processing approachKeuntungan:
meningkatkan efisiensi pemrosesan data, khususnya pada saat perusahaan mesti memproses batch yang sangat besar
memungkinkan pengendalian menggunakan total batch untuk menjamin keakuratan dan kelengkapan data yang diproses.
pemanfaatan computer hardware dan software secara ekonomis

Kelemahan:
data dalam master file adakalanya out of date
jika ada kesalahan dalam transaksi maka koreksi atas kesalahan akan tertunda, dan pembetulan mesti menunggu sampai siklus proses berikutnya tiba

Immediate processing approachKeuntungan:
mampu menyediakan informasi yang uptodate
transaksi dapat segera diedit pada saat transaksi direkam, koreksi atas kesalahan dapat langsung dilakukan tanpa delay

Kelemahan:
membutuhkan hardware dan software yang cukup canggih
sistem yang lebih kompleks
lebih sulit dan lebih kompleks dalam membangun jejak audit

Aplikasi dari Pemrosesan Transaksi Berbasis Komputer adalah Point Of Sale, Mungkin anda pernah mendengar istilah "Point Of Sale (POS)". Istilah ini awalnya dipakai untuk menyebut mesin kasir (Cash Register). Dalam perkembangannya, istilah Point Of Sale ini kurang tepat jika diasosiasikan dengan Cash Register, karena Cash Register sendiri sebenarnya adalah kalkulator yang diberi laci otomatis dan pencetak struk (invoice/faktur). Selebihnya Cash Register tidak punya nilai tambah lagi.

Seiring dengan kemajuan teknologi informasi, penggunaan komputer dan aplikasinya pada akhirnya menggantikan fungsi Cash Register sebagai media Point Of Sale. Di pasaran sendiri istilahnya jadi bermacam-macam, ada yang menyebut "Program Toko", atau "Software Toko", atau "Program Kasir", atau "Mesin Kasir" atau "Aplikasi Inventory", atau "Aplikasi Toko", atau istilah kerennya "Retail System", "Inventory System", dsb. Pada dasarnya sama saja, karena semua bisa kita golongkan sebagai aplikasi "Point Of Sale" dengan melihat fungsi dasar aplikasi tersebut. Dengan menggunakan aplikasi Point Of Sale kita bisa memperoleh beberapa keuntungan dengan adanya nilai tambah (added value) yang bisa diberikan, antara lain:

Peningkatan Kualitas Pelayanan
Menjalankan proses transaksi dengan cepat dan sistematis tentu sangat mendukung orientasi pelayanan usaha anda terhadap konsumen serta meningkatkan market interest.

Peningkatan Citra Usaha
Setiap konsumen dan stakeholder yang terlibat akan memandang usaha anda sebagai sebuah computerized enterprise yang dikelola dengan baik dan profesional.

Competitive Advantage
Penerapan teknologi informasi (TI) dapat meningkatkan daya saing perusahaan anda dalam kancah bisnis yang memang sangat ketat dan mengutamakan efisiensi waktu, terutama menghadapi era global market.

Kemudahan Proses Controlling & Pengambilan Keputusan
Anda dapat dengan mudah melakukan proses controlling karena semua laporan dapat disediakan dengan cepat, sehingga mempermudah proses pengambilan keputusan baik secara kolektif maupun personal.

Untuk mengoptimalkan penggunaan aplikasi Point Of Sale tentu saja anda butuh perangkat komputer sebagai media aplikasi, Barcode Scanner sebagai media input, Pole Display untuk menampilkan harga ke konsumen, Cash Drawer sebagai laci penyimpanan uang, Mini Printer untuk mencetak struk (gambar perangkat seperti contoh di atas). Semua perangkat tersebut bisa dibeli terpisah sesuai kebutuhan. Jika anda termasuk awam dalam menentukan perangkat apa saja yang anda butuhkan, kami siap membantu anda memberikan advice secara gratis!